Inspirație pentru o mai bună organizare, cu Irina Rusu

Săriți la conținut

Antet

Sunteți la conținutul principal

Irina Rusu

Antreprenoare și creatoare de conținut

Cu un stil eclectic, o pasiune pentru estetică și după o reorientare profesională la 180 de grade, Irina este creatoare de conținut, designer grafic și antreprenoare la început de drum.

Apreciază frumusețea simplității vieții de zi cu zi și a lucrurilor mici. Împărtășește din pasiunile și procesele creative din spatele cortinei pe social media, blog și youtube - coffentropy.com.

Irina Rusu

Învățarea noilor abilități - alegere sau necesitate?

05 Iunie 2020Timp de citire: 10min

Mult timp a fost lăudat învățatul de cât mai devreme, extrem de nișat și cu foarte mult exercițiu pentru formarea unor tipare bine-definite.

În ultima vreme lucrurile s-au schimbat, job-urile au devenit mai variate și complexe, inteligența artificială și tehnologiile prind mai mult teren, iar noi suntem nevoiți să ne adaptăm.

Am aflat din proprie experiență cât de utilă poate fi deschiderea spre a învăța ceva nou atunci când am făcut o schimbare radicală de carieră.

După 9 ani de studiu și cercetare în medicină veterinară, am ales să urmez o cale cu totul diferită - industriile creative. Acum fac design grafic și content creation.

Cred că fiecare avem o afinitate pentru un anumit domeniu și asta face ca procesul de învățare să fie unul plăcut, cu mai puțin efort.

10.000 sau 20 de ore?

Malcom Gladwell în “Ouliers” a lansat teoria că ai nevoie de 10.000 de ore de exercițiu pentru a ajunge la nivelul de profesionist. Între timp estimarea aceasta a suferit modificări și contra-păreri, dar preferata mea este ipoteza lui Josh Kaufman - “ai nevoie de doar 20 de ore pentru a da startul unei noi abilități”. 20 de ore este chiar un termen optimist și viabil, important este ca acest timp să fie folosit cu intenție, fără supraestimări.

Ideea nu este că vei deveni expert în 20 de ore, dar că acest interval este suficient pentru a înțelege bazele și esențialul unei abilități, atât cât să te țină entuziasmat și să obții primele semne ale reușitei.

Fie că este vorba despre o abilitate fizică (yoga, alergat, dans, etc.) sau cognitivă (învățat o limbă străină, design grafic, scris, storytelling, etc.), intenția, efortul și timpul investit sunt cele care contează cu adevărat.

Câteve motive pentru a învăța un skill nou, fie că este vorba de un hobby sau o reprofilare în job:

  • Minimizezi plictiseala și îți ocupi timpul cu ceva util;

  • Devii un interlocutor mai bun și interesant;

  • Îți dezvolți o gândire critică, interdisciplinară;

  • Faci conexiuni între diferite domenii de expertiză și găsești tangențe unde înainte poate nu erau de găsit. În cartea “Range” David Epstein susține că generaliștii vor prospera într-o lume a supraspecializării;

  • Stimularea neuronală: antrenamentul creierului și îngroșarea tecii de mielină nu numai că duce la un proces de învățare ulterioară mai ușor, dar este și o formă de a evita anumite forme de demență.

Trăim într-o perioadă fascinantă când învățarea este mai accesibilă decât a fost vreodată. Ne putem alege cursuri nișate pe bucățica de domeniu care ne interesează, având și beneficiul comunităților online cu care să discutăm cele învățate.

Pentru o poftă de învățat mi se par utile următoarele resurse:

  • Platforme de cursuri online ca Skillshare, Udemy sau Coursera - de la industrii creative până la time management, programare, ș.a

  • “Primele 20 de ore” sau TED Talk-ul “The first 20 hours - how to learn anything” de Josh Kaufman

  • “Learning how to learn” de Barbara Oakley (discurs TED sau curs online gratuit)

  • “Calling Bulls*it in the age of big data” curs University of Washington - perfect pentru a învăța să fim mai sceptici atunci când citim articole, studiem grafice și încercăm să interpretăm informația online.

  • Cărți în format digital și audio - scribd (prima lună este gratuită). Am început să ascut cărți de parenting în format audio și mi se pare cea mai bună opțiune. De cele mai multe ori sunt prea diluate pentru a le dedica extrem de mult timp și pentru mine este perfect să practic (probabil singura situație) multitasking-ul.

Ideea nu este că vei deveni expert în 20 de ore, dar că acest interval este suficient pentru a înțelege bazele și esențialul unei abilități, atât cât să te țină entuziasmat și să obții primele semne ale reușitei.

Productivitatea în timp ce lucrăm de acasă

22 Mai 2020Timp de citire: 07min

În ultima perioadă mulți dintre noi ne-am mutat joburile de birou acasă. Recunosc că pentru mine nu a fost o schimbare sesizabilă pentru că de 2 ani sunt freelancer și biroul meu este acasă. Aici lucrez pe parte de design grafic, content creation și gestionez magazinul online. Știu însă că poate fi destul de dificilă această tranziție, mai ales pentru procesul productiv.

Mie îmi place liniștea spațiului meu și faptul că pot să îmi permit un program flexibil, dar mi-a luat ceva timp să învăț să evit unele capcane ale time managementului. Am reușit să îmi construiesc o rutină de lucru astfel încât să obțin rezultate viabile.

"Pot lucra cât vreau, când am chef" sună foarte tentant. Într-adevăr, nu contează dacă alegi să îți faci un program matinal sau nocturn, cuvântul-cheie în această ecuație este "program". Este important să dedicăm un interval de timp exclusiv lucrului. Disciplina este o formă de libertate, nicidecum ceva restrictiv.

Cum îmi organizez eu locul de muncă?

  • Pregătesc o ceașcă proaspătă de cafea. Nu cred că mai are un efect stimulator cofeina pentru mine, la câtă cafea consum zilnic, dar este un semnal gustativ și olfactiv că încep munca.

  • Aleg un loc special de unde să îmi desfășor activitatea - acesta poate fi un birou sau masa de bucătărie. Încerc să nu lucrez din pat sau de pe canapea, oricât de tentant ar părea. Așa îi sugerez creierului că acum este momentul pentru lucru, nu mai este loc de scrolling pe Instagram sau Netflix & chill.

  • Elimin elementele care distrag atenția: întorc telefonul cu ecranul în jos, închid ușa de la cameră și folosesc white noise (sunete de natură, ploaie, muzică liniștită fără versuri etc.), pun la loc cărțile, revistele, sau alte obiecte care ar putea să mă atragă vizual și să mă ducă cu gândul în altă direcție. Mă înconjor cu strictul necesar: agenda, laptop, tabletă grafică și telefon (ascuns strategic în spatele laptopului în cazul în care sună).

Am reușit să îmi creez o rutină de lucru pas-cu-pas prin:

1. Planificare riguroasă

Programez activitățile realist, cu ferestre de timp special dedicate. Construiesc lista de "to do" în funcție de prioritate: primele sarcini sunt și cele mai importante și cronofage. Încerc să planific câte 1-2 task-uri importante pe zi, restul fiind complementare și mai micuțe. Am folosit mult timp Google Calendar pentru că îmi permite să vizualizez exact durata în timp a fiecărei sarcini propuse. Degeaba îmi propun să fac un set de 5 ilustrații pe zi, dacă una singură îmi consumă 4 ore. După ce m-am obișnuit să estimez timpul de execuție, am revenit la plannerul meu de hârtie - totuși nimic nu se compară cu mâzgâlitul peste ceva completat.

2. Deconectarea notificărilor

Nu mai păstrez nici măcar bulinele roșii din aplicații și nici notificările sonore. Tot aici aș menționa și restricțiile de timp petrecut per aplicație. Am rămas surprinsă și rușinată de timpul consumat/pierdut pe social media, deși mă tot scuzam că acolo este și o parte din jobul meu.

3. Batching / Gruparea activităților

S-a dovedit a fi o metodă simplă și genială de economisire a timpului. Încep ziua de lucru cu răspunsul la mailuri într-o singură repriză. Mi-am setat o zi pe săptămână pentru pregătit și expediat comenzile din shop. Mi-am propus să răspund mesajelor din social media o oră pe zi, nu mai mult. Am programate 2 zile pe săptămână pentru creat conținut video: pregătit, filmat, editat. Încerc să nu depășesc aceste limite.

4. Îmi iau pauze - de cafea sau masă

Cât de presată aș fi de timpii-limită, îmi impun să fac pauza de masă departe de birou. Când mănânc în timp ce lucrez, nu reușesc să mă concentrez nici pe procesul de lucru, nici să savurez mâncarea.

5. Calculez un timp-limită pentru orice proces

Conform legii lui Parkinson, volumul de muncă se extinde ca să umple timpul disponibil pentru efectuarea ei. Dacă îți lași prea mult timp la dispoziție pentru o sarcină, vei tinde să procrastinezi sau să amâni lucrurile importante. Dacă îmi dedic 3 ore pentru răspunsul la mesaje, voi găsi cu ce să completez cele 3 ore, când aș putea eficientiza totul. Folosesc o versiune a tehnicii pomodoro - îmi aloc un interval strict de timp pentru fiecare sarcină și mă ocup exclusiv de ea, după care fac o pauză scurtă.

6. Fac ordine pe birou la sfârșitul zilei de lucru și planific ce am de făcut a doua zi

Este extrem de plăcut să îmi încep activitatea dimineața, cu ceașca de cafea pe un birou curat, într-o cameră aerisită cu sarcinile zilei trecute șterse de pe listă.

Las în continuare și câteva recomandări de aplicații care vă pot ajuta să vă organizați mai bine.

  • Tehnica pomodoro: aplicația Forest - plantezi copaci virtuali (și reali prin donații) pentru fiecare interval de timp petrecut eficient. Practic aplicația îți blochează ecranul telefonului pe copacul care crește. Dacă părăsești aplicația, copacul moare și îți apare în livada virtuală ca un ciot uscat. Este un fel de joculeț cu productivitatea și îmi place că poți seta intervale de timp până la 2 ore.

  • Planificare: am încercat multe, dar tot Google Calendar coordonată pe culori rămâne the one (îl sincronizez cu iCalendar) și aplicația todoist (care se poate sincroniza și ea cu google) + plannerul meu Urban Tale (este extrem de simplu și funcționează cel mai bine pentru mine)

  • Construirea mini obiceiurilor: aplicația Done are o interfață minimalistă și simpatică. Este practic un habit tracker care te ajută să monitorizezi exact lucrurile mărunte: 10 minute de meditație zilnică, streching, citit un capitol, etc.

Sper să vă fie de ajutor și să reușiți în această perioadă să puneți bazele unui mod de lucru bine organizat. Vă promit că la finalul zilei, când veți bifa toate acele to-do-uri de pe listă, satisfacția va fi pe măsură.

Ordine și simplificare în 7 pași simpli

08 Mai 2020Timp de citire: 07min

Că o fi de la primăvară sau de la situația epidemiologică actuală și autoizolarea în casă, cred că majoritatea dintre noi simțim nevoia unui buton de refresh, pentru a aduce un val de prospețime, ordine și liniște în viețile noastre. Suntem înconjurați de o avalanșă de stimuli, lucru ce poate deveni foarte obositor, dacă nu învățăm să gestionăm acești stimuli și să alegem conștient importanța pe care o lăsăm să o exercite asupra noastră.

Astfel, în perioada rămasă de autoizolare eu mi-am propus să fac ceva pentru care nicidecum nu găseam timpul potrivit. Voi merge mai departe de a face pur și simplu ordine în casă și voi încerca să reduc la minimum lucrurile de care am nevoie, ca un experiment personal de productivitate… sau chiar relaxare, pe care vă propun să îl încercați și voi.

Nu trebuie să devenim brusc cu toții adepții minimalismului, dar cred că ordinea, așa cum o percepem fiecare, ne poate aduce o stare de bine atât de importantă în perioada asta. Vă îndemn să faceți diferența între lucruri cu adevărat utile și zgomot.

Printre beneficiile limitării la strictul necesar se numără: mai mult spațiu, mai puțin timp petrecut făcând curățenie, calm financiar (de multe ori cumpărăm lucruri complementare fără să avem nevoie neapărat de primele). Așadar, las în continuare 7 pași pe care mi-am propus să îi urmez pentru un declutter riguros:

1. Organizarea dulapului cu haine

În fiecare an, odată cu schimbarea sezoanelor, schimb locurile hainelor de pe rafturile de jos ale dressing-ului, pe cele de sus. Este un proces care consumă timp și de fiecare dată parcă uit că am avut hainele respective – pe multe din ele nu le-am mai purtat de mult timp, dar nu m-am îndurat niciodată să le dau.
Astfel, mi-am propus să renunț la orice nu am folosit în ultimii 2 ani, oricât de drastic ar suna. Pentru a avea o mai bună evidență a articolelor de îmbrăcăminte și a accesoriilor pe care le am, mi-am creat un panou pe Pinterest. Așa pot vizualiza mai bine combinațiile de haine pe care le pot face și e de mare ajutor când merg la cumpărături, căci îmi pot da seama dacă am loc de un nou articol vestimentar și cum s-ar potrivi cu restul pieselor din garderobă.

2. Organizarea sertarelor și dulăpioarelor

Fie că vorbim de medicamente, condimente, papetărie, produse de îngrijire, dosarul cu garanții, acum este momentul să accesăm toate sertarele de la bucătărie, dormitor, camera copiilor, rând pe rând. Eu am făcut ordine în cutia cu medicamente și am rămas surprinsă câte erau expirate de ani buni - le-am pus într-o pungă pentru a le duce la o farmacie pentru incinerare.

3. Organizarea bibliotecii

Sunt oameni care nu ar renunța niciodată la biblioteca lor și păstrează fiecare carte pe care au citit-o ca o amintire sau sursă de inspirație. Pentru mine cărțile sunt ca niște consumabile. Mi-am dat seama de-a lungul anilor că șansele să revin la o lectură sunt minime, așa că, odată citite, cărțile părăsesc biblioteca mea. Sigur, sunt și excepții - cele la care am lucrat sau care mi-au plăcut extrem de mult. Îmi este ușor să renunț la cărți din motive de sustenabilitate. Știu că așa vor avea o nouă șansă de a fi apreciate. Astfel biblioteca mea este compusă majoritar din cărți noi, care așteaptă să fie citite și date mai departe la rândul lor.

4. Organizarea digitală

Am început cu desktop-ul, pe care păstrez doar fișierele active, pe care le accesez zilnic pentru lucru. Mi-am făcut ordine și în dosarele din computer, păstrând doar esențialele – pe restul le-am mutat pe un hard extern, unde am creat câte un fișier anual începând cu 2005 și păstrez totul foarte bine pus la punct.
Am aerisit și contul de e-mail, prin dezabonarea de pe listele de e-mailuri și newslettere. Următoarele 2 săptămâni setați-vă un scop – să vă dezabonați de la fiecare e-mail inutil care aterizează în inboxul vostru. Atenția este o resursă perisabilă și trebuie distribuită doar pe lucruri cu adevărat utile.
În browser am sortat bookmarks-urile adunate de-a lungul timpului, pentru a fi mai ușor de găsit și accesat. Am șters ce nu am mai considerat necesar.

5. Organizarea telefonului

Am mutat pe ecranul principal doar aplicațiile ce țin de lucru și lifestyle și le-am șters pe cele irelevante sau pe care nu le foloseam. De asemenea, vă îndemn să ștergeți toate selfie-urile nereușite, filmulețele întâmplătoare și capturile de ecran învechite.

6. Organizarea social media

Aici principiul e simplu: unfollow conturilor care nu aduc beneficii. Fie că este vorba despre starea de bine sau partea educativă, alegeți să vă distribuți atenția și energia într-o direcție constructivă. Personal, dacă ceva nu mai rezonează cu mine, aleg să mă îndepărtez. Desigur, asta nu înseamnă să rămânem toți în bula noastră, dar nici nu are rost să consumăm dramele online.

7. Organizarea abonamentelor și plăților recurente

Veți fi poate surprinși să realizați că lunar plătiți pentru ceva ce folosiți prea puțin ca să merite. Eu am anulat abonamentul la un tool contabil pe care îl foloseam mult prea rar, un canal de Patreon care nu mai rezona cu mine, o cutie cu produse de beauty și un abonament pentru filme online. Am rămas cu YouTube Premium, Netflix, Skillshare, Scribd și o plată recurentă pentru o asociație care îngrijește căței.