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Être productif, c'est réussir à générer un maximum de résultat en mobilisant un minimum de ressources. En entreprise, c'est souvent parvenir à un même résultat en étant plus efficace, c’est-à-dire en y vouant moins de temps.
Ressentie comme une obligation, la productivité influe sur le comportement des salariés qui souhaitent donner le change. Mais pas toujours dans le sens attendu : il s'agit parfois plus de faire illusion que d'être vraiment efficace. Ainsi, 63% s'efforcent d'apparaître en ligne même lorsqu'ils ne travaillent pas et 53% s'obligent à répondre rapidement à leurs messages, même envoyés hors des horaires de travail (1).
Nespresso Professionnel vous livre quelques astuces pour optimiser votre travail et le temps que vous y passez pour retrouver plaisir et efficacité dans votre vie professionnelle.
1. TÂCHES PRIORITAIRES ET SECONDAIRES : HIÉRARCHISEZ VOS PRIORITÉS
Pour bien organiser son travail, il convient d'abord de bien classer ses tâches en deux catégories :
- celles qui permettent d'atteindre les objectifs fixés par sa mission ;
- celles qui doivent être réalisées mais ne servent pas directement à atteindre ses objectifs.
Les premières sont prioritaires, elles impliquent une action immédiate. Les secondes, mêmes nécessaires, ne doivent pas empêcher la réalisation des tâches importantes. Pourtant, elles représentent très vite une part importante du temps de travail quand les priorités ne sont pas bien définies ! (2)
Vos tâches secondaires sont trop nombreuses pour que vous puissiez vous focaliser sur vos objectifs ? N'hésitez pas à en parler à votre manager pour trouver le bon équilibre et consacrer plus de votre temps à votre mission principale.
2. OPTIMISEZ VOTRE EFFICACITÉ SELON LES MOMENTS . DE LA JOURNÉE
Si vous tentez de réaliser les tâches qui vous incombent dans l'ordre dans lequel elles apparaissent, vous avez de bonnes chances de vous laisser déborder. Pour exemple, un cadre français passe en moyenne 2,8 heures à traiter ses mails(3) !
Pour gagner en efficacité, commencez par déterminer vous-même votre rythme de travail :
- Faites une To Do List pour établir les objectifs à atteindre dans votre journée (préparez-la la veille ou le matin pour qu'elle soit prête dès le début de journée).
- Établissez l'ordre dans lequel accomplir vos tâches, en fonction de leur importance, du temps à leur consacrer et du meilleur moment de la journée pour les réaliser.
3. RESTEZ FOCALISÉ SUR VOTRE TÂCHE ET IDENTIFIEZ LES PERTES DE TEMPS
Selon les études, à chaque fois que vous êtes interrompu, votre cerveau met en moyenne 5 à 7 minutes pour se reconcentrer et 20 minutes pour retrouver son niveau de concentration optimale. Or, en moyenne, un Français est interrompu toutes les 12 minutes au travail (4) !
Pour éviter de tomber dans ce piège, commencez par organiser le traitement de vos mails : déterminez des moments de la journée pour en prendre connaissance et y répondre. Et pas d'inquiétude : un mail auquel vous répondez dans les deux heures est considéré par votre interlocuteur comme traité de manière réactive.
Adoptez ensuite quelques réflexes pour préserver vos périodes de concentration :
- choisissez un lieu où vous ne serez pas constamment interrompu ;
- portez un casque, même sans musique : vos collègues auront moins tendance à vous déranger ;
- concentrez-vous sur une seule tâche à la fois ;
- coupez vos alertes de mails, notifications et la sonnerie de votre téléphone (vous pouvez établir une liste d'appels prioritaires en cas d'urgence) ;
- osez dire non (ou repousser) lorsque l'on vous sollicite.


4. ACCORDEZ-VOUS DE VRAIES PAUSES
Non, une pause, ce n'est pas du temps perdu. Au contraire ! Les coupures dans votre journée de travail sont essentielles pour votre bien-être et votre productivité.
Accordez-vous à minima une pause de 10 minutes par demi-journée pour prendre l'air et/ou rencontrer vos collègues dans un cadre moins formel.
Sources
1 : Etude Slack - l’État du travail en 2023
- 2 : https://www.cnfce.com/dossier/pistes-efficace-travail - https://www.cnfce.com/dossier/gestion-des-priorites-au-travail-quelques-methodes
3 : Étude réalisée en ligne par Adobe du 14 au 24 juillet 2017, auprès de 1 012 cadres français, parmi 3 000 salariés cadres européens.
4 : « Loi de Carlson », 1951, issue du son livre Executive behaviour, par l'économiste suédois Sune Carlson
5 : Stanford - Give Your Ideas Some Legs: The Positive Effect of Walking on Creative Thinking