Der Einfluss persönlicher
Kontakte auf die
Produktivität

Unterwegs ein paar Mails beantworten, am Abend noch ein Projekt abschließen. Flexibles Arbeiten ist längst ein Trend. Doch verlieren dadurch persönliche Begegnungen mit Kollegen an Bedeutung? Genau mit dieser Frage hat sich die neue Studie von Nespresso Professional beschäftigt und herausgefunden: Face-To-Face-Kontakte sind wichtig – nicht nur für die Arbeitnehmer.

Sinnvolle Begegnungen: Mehr als Kommunikation. Alles wird digital, agiler und schneller. Dank Mails, Chats oder Videokonferenzen müssen Kollegen nicht einmal mehr im selben Büro sitzen, um gemeinsam an einem Projekt arbeiten zu können. Einfach den Laptop starten – und los geht die Projektbesprechung. Kommunikation über weite Strecken hinweg beschleunigen Arbeitsprozesse. Aber sind solche Kontakte auch sinnvolle Begegnungen?

Nicht, wenn es nach Community Builder und Entrepeneur Fabian Pfortmüller geht. Für ihn finden echte, sinnvolle Interaktionen am besten offline und vor allem face-to-face statt – zum Beispiel, wenn sich zwei Kollegen zufällig auf dem Flur begegnen und für einen kurzen Plausch stehen bleiben. Oder wenn sich Mitarbeiter bei einer Tasse Kaffee zusammensetzen und in Ruhe austauschen.

Wichtig sind für Pfortmüller auch die Interaktionen, die thematisch nichts mit der Arbeit zu tun haben. Wie war das Wochenende? Wie geht es der Familie? Gespräche also, die eine soziale Funktion haben und die Beziehungen zwischen Mitarbeitern stärken.

Flexibles Arbeiten – und wann reden wir miteinander? In vielen Büros scheinen sinnvolle Begegnungen jedoch ein Stück weit in Vergessenheit geraten zu sein. Im Vordergrund stehen Digitalisierung, moderne Kommunikationstools und Konzepte wie flexibles Arbeiten.

Immer mehr Unternehmen ermöglichen es ihren Mitarbeitern, flexibel zu arbeiten. In der Praxis kann das ganz unterschiedlich aussehen. Zum einen wird häufig nicht mehr klassisch von 9 bis 18 Uhr, fünf Tage die Woche gearbeitet. Angestellte können stattdessen zum Beispiel Gleitzeit wahrnehmen oder ihre Arbeitszeit komprimieren und vier statt fünf Wochentage arbeiten. Zum anderen wird die Anwesenheitspflicht im Büro aufgeweicht: Für viele Angestellte ist es schon normal, von zu Hause oder auf Reisen zu arbeiten. Und auch eine Mischung aus zeitlich und örtlich flexiblem Arbeiten kommt in der modernen Arbeitswelt vor. Was sich vorteilhaft auf die Work-Life-Balance auswirken kann, hat jedoch auch einen eher nicht so schönen Nebeneffekt.

Wenn ein Mitarbeiter bevorzugt abends arbeitet, die Kollegin Homeoffice macht und ein dritter Angestellter im Zug seine Mails checkt – wann reden Kollegen eigentlich noch miteinander? Durch die flexiblen Arbeitsmodelle und die Kommunikationstools, die sie ermöglichen, werden persönliche Kontakte immer seltener. Eine Entwicklung, mit der sich Unternehmer und Führungskräfte auseinandersetzen sollten. Denn 77 Prozent der in der Studie von Nespresso Professional befragten Büroangestellten sagten, dass Interaktionen von Angesicht zu Angesicht entscheidend für die Entwicklung guter Arbeitsbeziehungen seien. Der Erfolg eines Unternehmens könnte also davon abhängen.

Ohne Beziehungen geht es nicht Was genau ist mit „Arbeitsbeziehungen“ gemeint? Fabian Portmüller liefert eine interessante Definition. Er grenzt Arbeitsbeziehungen von Teamarbeit ab, bei der sich Kollegen für ein Projekt zusammenfinden. Für ihn sind Teams ein wichtiger Teil optimierter Arbeitsprozesse, weil sie auf ein bestimmtes Ziel hinarbeiten. Aber sie seien nicht automatisch auch eine Gruppe von Kollegen, die gute Arbeitsbeziehungen zueinander pflegen. Beziehungen, die über persönliche Kontakte unter Mitarbeitern entstehen und in erster Linie eine soziale Funktion haben. Sie helfen Angestellten dabei, sich am Arbeitsplatz verstanden zu fühlen, sie selbst sein zu können und jemanden zu haben, dem sie vertrauen.

Die Realität: Wir kennen unsere Kollegen kaum Soziale Beziehungen wirken sich auch auf die Arbeit von Angestellten aus. 90 Prozent der von Nespresso Befragten erklärten, dass gute Beziehungen zu Kollegen wichtig für qualitativ hochwertige Arbeit seien. Doch wie sieht die Realität in den deutschen Büros aus? Sie ist von dieser Idealvorstellung noch weit entfernt. 67 Prozent der befragten Büroangestellten gaben an, dass sie die Menschen, mit denen sie arbeiten, nicht sehr gut kennen.

Doch woran liegt es, dass es vielen Angestellten offensichtlich schwerfällt, soziale Beziehungen zu ihren Kollegen aufzubauen und sie zu pflegen? Ein Faktor ist die in vielen Unternehmen gelebte Arbeitskultur. Was genau damit gemeint ist, verdeutlichen die Ergebnisse der Studie von Nespresso Professional. 53 Prozent der befragten Büroangestellten gaben an, dass ihre Arbeitgeber sie nicht ermutigen würden, ihre Kollegen anders als im grundlegenden Arbeitssinn kennenzulernen. 48 Prozent beklagten sich darüber, dass die Allgegenwart neuer Technologien wie zum Beispiel Videokonferenzen oder Kollaborationstools dem Kennenlernen ihrer Kollegen im Wege stehe.

In der Praxis – Office Designs können Interaktionen fördern Das Design eines Büros kann viel dazu beitragen, traditionelle Arbeitsprozesse aufzuweichen und persönlichen Austausch zu fördern. In New-Work-Konzepten wird dafür gerne ein Activity-Based-Ansatz gewählt. Was dahinter steckt? Die Idee, Mitarbeitern unterschiedliche Arbeitsplätze und Arbeitsräume anzubieten. Diese sind angepasst an die verschiedenen Aufgaben, die die Arbeit in einem bestimmten Unternehmen ausmachen. So gibt es häufig Brainstorming-Räume, gemütliche Lounge-Bereiche für Vier-Augen-Gespräche, Kurzzeitarbeitsplätze, Projekt- und Multi-Media-Räume, einen Küchen- und Aufenthaltsbereich sowie die Möglichkeit, sich auch einmal alleine konzentriert zurückzuziehen.

Der Vorteil: Die Mitarbeiter „kleben“ nicht an ihren Schreibtischen, sondern wählen immer den Arbeitsplatz oder den Raum aus, der optimal zu ihrer aktuellen Tätigkeit passt. Sie bewegen sich immer wieder durchs Office, auf dem Weg zum Meetingraum oder zur Kaffeeküche. Wie nebenbei begegnen sie dabei immer wieder zufällig Kollegen.

Schon jetzt für Morgen planen Digitale Arbeitstechniken, agile Strukturen, Activity-Based-Designs – die Arbeitswelt befindet sich eindeutig im Wandel. Und obwohl neue Modelle wie „flexibles Arbeiten“ in vielen Büros noch in den Kinderschuhen stecken, hat die Nespresso Professional Studie eins gezeigt: Schon jetzt werden

KENNEN WIR UNS?

Nur ein Drittel (33%) gab an, ihre Kollegen sehr gut zu kennen.
Gleichzeitig sind 90% überzeugt, dass gute Beziehungen zu den Kollegen wichtig für qualitativ hochwertige Arbeit sind.

Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass eine moderne Büroorganisation die Beziehung zwischen Mitarbeitern verändert und sich negativ auf ihre Zusammenarbeit und Produktivität auswirken kann.

SCHÖN, DICH KENNENZULERNEN

Die Befragten gaben an, dass 3 bis 5 Meetings optimal seien (alle > 10%), um eine neue Idee zu realisieren.

Auch wenn immer mehr Unternehmen mobiles Arbeiten fördern, findet die Mehrheit der Befragten, dass der persönliche Austausch entscheidend für den Aufbau guter Beziehungen zu Kollegen ist.

ABGESCHALTET

Die Hälfte (48%) beklagt sich darüber, dass neue Technologien es erschweren, Kollegen besser kennenzulernen.

Die zunehmende Nutzung neuer Technologien, darunter Videokonferenzen und andere Tools, die die Zusammenarbeit eigentlich vereinfachen sollen, werden als Hindernisse für das gegenseitige Kennenlernen von Kollegen empfunden.

Begegnungen und Beziehungen zwischen Mitarbeitern erschwert. Entscheider, die hier früh die Initiative ergreifen, können nur gewinnen: Ihre Angestellten fühlen sich nicht nur wohler im Office, sie können auch optimal mit ihren Kollegen zusammenarbeiten. Denn manchmal bringt ein Brainstorming von Angesicht zu Angesicht viel mehr als die zehnte, erklärende Mail.