Face-to-Face Kommunikation als Tool | Nespresso Professional

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UNPLANNED COLLABORATION:

Der Arbeitsplatz als Kommunikationstool

Jeden Tag im Büro acht Stunden am PC sitzen – für viele Menschen Arbeitsalltag. Auf der anderen Seite gibt es diejenigen, die eine Arbeit der Zukunft ganz ohne Büros sehen. Digitalisierung und Technologien machen es möglich, jederzeit und von überall auf der Welt zu arbeiten. Dabei ist ein modernes Office nicht nur physischer Arbeitsplatz. Es ist ein Kommunikationstool, das gezielt für optimale Zusammenarbeit genutzt werden kann. Was face-to-face-Kommunikation und „unplanned collaboration“ damit zu tun haben? Das verrät New-Work-Experte und „Blackboat“-Gründer Christoph Magnussen.

Christoph Magnussen Christoph Magnussen Der Gründer von „Blackboat“ hat sich auf die Beratung von Unternehmen in den Bereichen New Work und Cloud Collaboration spezialisiert. Außerdem ist Christoph Magnussen regelmäßig als Keynote Speaker bei Veranstaltungen zu sehen und zu hören.

Kommunikation: von asynchron bis synchron Das Herz jedes Unternehmens liegt in der Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Damit diese funktioniert, muss die Kommunikation optimal verlaufen. Für Christoph Magnussen, New-Work-Experte und „Blackboat“-Gründer, bedeutet das: In jeder Situation das richtige Maß an synchroner und asynchroner Kommunikation. Synchron und asynchron? Mit „asynchron“ beschreibt er den schriftlichen Austausch, zum Beispiel in Form von E-Mails oder SMS. Am anderen Ende der Skala befindet sich – als synchrone Kommunikation – das Gespräch von Angesicht zu Angesicht, die face-to-face-Kommunikation.

„Das Büro ist dazu da, um synchron miteinander zu kommunizieren“ Christoph Magnussen

Mitarbeitern stehen für gewöhnlich unterschiedliche Kommunikationstools zur Verfügung. Manche sind eindeutig asynchron: E-Mails oder Print-Dokumente. Andere eindeutig synchron: Telefon oder Videokonferenz. Dazwischen liegen Online-Programme, in denen mehrere Kollegen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten können, aber auch Tools wie Whatsapp gehören in diese Kategorie. Sie ermöglichen es, zu schreiben, zu telefonieren, Sprachnachrichten zu verschicken – und so die Kommunikation zu beschleunigen. Und genau hier spielt auch das Büro eine wichtige Rolle: Es ist der optimale Ort für synchrone Kommunikation, für face-to-face-Kommunikation.

Das Büro als Kommunikationstool New-Work-Experte Christoph Magnussen sieht großes Potential im Office. Er plädiert allerdings dafür, das Büro neu zu denken, es nicht nur als Raum, sondern als Kommunikationstool zu betrachten. „Im Kern ist das Büro in der Lage, dafür zu sorgen, dass Beziehungen aufgebaut werden. ‚Ich treffe Menschen, ich bin jetzt hier.‘ Die Emotionalität der persönlichen Begegnung, der face-to-face-Kommunikation, kann durch nichts ersetzt werden. Man kann sich ein Bild machen, eine Meinung haben. Das kann ein Büro leisten. Das heißt, statt vor einem Bildschirm zu sitzen und zu hoffen, dass mich keiner anspricht während des Arbeitstages, ist das Büro dazu da, synchron, also face-to-face, miteinander zu kommunizieren“, erklärt Christoph Magnussen.

Das Office bietet den Raum für Mitarbeiter und Entscheider, sich face-to-face zu begegnen und auszutauschen. Das ist laut Christoph Magnussen besonders bei emotionalen Themen wichtig. Gibt es eine bürokratische Neuerung mitzuteilen, reicht meistens eine Mail an alle. Bekommt jemand allerdings die Kündigung, sollte das immer in einem persönlichen Gespräch im Büro geschehen. „Wenn es sehr intensiv wird, bietet es sich an, mit dem betroffenen Mitarbeiter eine Runde spazieren zu gehen“, so Christoph Magnussen. Im digitalen Zeitalter, in dem die Technologien eine Zusammenarbeit über Entfernungen hinweg ermöglichen, müssen die face-to-face-Kommunikation und die sinnvollen Begegnungen zwischen Mitarbeitern gefördert werden. Damit dies optimal funktioniert, hilft es, die Strukturen im Office zu überdenken. Weg von der Vorstellung, dass Mitarbeiter im Büro die meiste Zeit an ihrem Schreibtisch sitzen – hin zu mehr Bewegung im Office.

KOMMUNIKATIONSTOOLS

  • SYNCHRON

    Face-to-Face-Kommunikation
    Telefon- oder Videokonferenz
    Online-Programme
    Whatsapp
    SMS
    E-Mails
    Print-Dokumente

    ASYNCHRON



„Je emotionaler das Thema, desto synchroner sollte die Kommunikation sein“ Christoph Magnussen

Unplanned Collaboration

  • Zufällige Begegnungen zwischen Kollegen, die sich im Büro zufällig über den Weg laufen, und bei denen spontane, kreative Momente und gute Ideen entstehen.
Quelle: Steve Jobs

Unplanned Collaboration oder die Vorteile zufälliger Face-to-Face-Kommunikation? Steve Jobs hatte die Kraft der sinnvollen face-to-face-Begegnungen bereits vor Jahren erkannt und nannte sie „unplanned collaboration“. Damit meinte er, dass sich Kollegen zufällig im Büro über den Weg laufen, und letztendlich gute Ideen entstehen. Vor diesem Hintergrund haben laut Christoph Magnussen Großraumbüros ausgedient: „Bei New Work möchte man die Menschen so zusammenbringen, dass sie sich frei fühlen, zwischendurch ihren Arbeitsplatz zu wechseln. Sich zu anderen Teams zu setzen, durchs Büro zu laufen und Kollegen zu treffen, aber auch mal nur zu zweit zusammenzusitzen“. Dabei kann eine gemeinsame Tasse Kaffee wie ein Katalysator wirken. Sie lockert die Situation auf oder dient als Thema für den Gesprächseinstieg.

„Niemand muss das komplette Office umbauen. Auch kleinere Investitionen bringen große Verbesserungen in den Arbeitsalltag“ Christoph Magnussen

„Im Wesentlichen mögen Menschen es, zusammenzuarbeiten und Leute zu treffen. Aber immer wieder mal braucht man eine halbe Stunde, in der man sich zurückzieht und in Ruhe arbeiten kann. In anderen Momenten möchte man dagegen im Team arbeiten, Teil etwas Größeren sein“, so Rachid Abu Hassan, ehemaliger Design Director von WeWork im Podcast „On the Way to New Work“ von Christoph Magnussen. Büros mit unterschiedlichen Arten von Räumen und Nutzungsangeboten können die unterschiedlichen Bedürfnisse von Mitarbeitern am besten bedienen. Gleichzeitig begünstigen sie „unplanned collaborations“.

Kollegen arbeiten gemeinsam an einem Tisch an einem Projekt

SO KÖNNEN SIE „UNPLANNED COLLABORATION“ BEGÜNSTIGEN

Bereiche schaffen

in denen Angestellte sich (zufällig) treffen können

in denen Mitarbeiter zusammenstehen und/oder zusammensitzen können

in denen Angestellte laut sein können

in denen Mitarbeiter ihre Ruhe haben können

Tipps für kleine Investitionen

ein paar Stehtische auf einem Flur zwischen Büroräumen platzieren

einen Kaffeebereich mit gemütlichen Sitzgelegenheiten einrichten, der zum Verweilen einlädt

Eine lohnende Investition Um Büros im Sinne von New Work zu gestalten, braucht es ein gewisses Budget. Für Christoph Magnussen jedoch eine absolut lohnenswerte Investition, denn Zusammenarbeit, Ergebnisse und die Produktivität verbessern sich. Und die Möglichkeiten sind vielfältig. Niemand müsse das komplette Office umbauen, betont Christoph Magnussen. Auch kleinere Investitionen bringen schon große Verbesserungen. Ein paar geschickt platzierte, einladende Sitzgelegenheiten – zum Beispiel auf dem Flur – können spontane face-to-face-Kommunikation bewirken. Auch ein strategisch umgesetzter Kaffeebereich fördert den persönlichen Austausch. Je nach Konzept kann er zu Gesprächen einladen, Rahmen für informelle Meetings sein oder als Co-Working-Space dienen.

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