Flexibles Arbeiten:
Der Einfluss persönlicher Kontakte auf die Produktivität
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Egal ob aus dem Büro oder dem Homeoffice – effizientes Arbeiten setzt Konzentration und Fokus voraus. In der Realität nutzen wir für unsere Arbeit immer mehr verschiedene Plattformen und erhalten somit überall Push-Benachrichtigungen. Wie können wir bei dieser Dauer-Erreichbarkeit und ständigen Ablenkung noch konzentriert und produktiv arbeiten? Was in jedem Fall hilft, ist Durchatmen, den Fokus finden und sich eine Auszeit in Espresso-Länge nehmen. Hier unsere weiteren Tipps für effizientes Arbeiten:
Effizientes Arbeiten und Struktur – ein gutes Gerüst Anrufe bei Skype oder über das Telefon, Nachrichten per E-Mail oder bei Teams – je moderner und agiler das Arbeiten durch die Digitalisierung und neue Tools wird, desto besser muss die eigene Struktur sein. Flexibles und gleichzeitig effizientes Arbeiten gelingt am besten, wenn man einen geregelten Tagesablauf, eine bestimmte Routine hat. Wenn es auf der Arbeit einmal stressiger wird, sollte man trotzdem, so gut es geht, an den eigenen Gewohnheiten festhalten. Denn eigene Rituale, die fest in unserem Leben verankert sind, geben uns Struktur und führen dazu, dass gewohnte Tätigkeiten leichter ablaufen. Ebenfalls können bestimmte Routinen dabei helfen, den Beginn und das Ende der Arbeit zu markieren.
Larissa Schwinges ist Gründerin von „HeartTimes“, der Beratung für „New (work) Life“. Sie hilft Menschen genau dem Nachzugehen, was sie im Leben möchten und Höchstleistung zu bringen, ohne dabei auszubrennen. Sie bietet Unternehmen Workshops, Vorträge und Trainings an, die sich im Bereich Achtsamkeit und Innovation positionieren möchten, um Zukunft nachhaltig zu gestalten.
Als rituellen Start am Morgen und um wach und konzentriert mit der Arbeit zu beginnen, lassen sich viele Menschen bspw. einen Kaffee schmecken. Den gleichen rituellen Effekt kann man sich auch zur Nachmittagspause zunutze machen und hieraus neue Kraft schöpfen. Aber unabhängig von der Tageszeit: bestimmte Rituale helfen uns dabei, unsere Gedanken und Energie auf die Aufgaben zu lenken, die wirklich wichtig sind.
Kleine Pause, große Wirkung Hand auf’s Herz, wir kennen es doch alle: konzentriertes und effizientes Arbeiten ist anstrengend, da hilft nur die wohlverdiente Pause. Doch Pause ist nicht gleich Pause. Um sie effektiv zu nutzen, gibt es einige Dinge, die man dringend beachten sollte. Wichtig ist vor allem, dass die Pausen zwischen den Arbeitseinheiten nicht genutzt werden, um „ganz schnell“ etwas Anderes zu erledigen. Pausen sollten echte Pausen sein, denn die Phasen der Erholung sind essentiell, um das Gehirn auf die nächste Phase effizienten Arbeitens vorzubereiten. Das bedeutet aber nicht, dass man überhaupt nichts tun darf: Es gibt verschiedene Wege der Entspannung, wie Meditation, Sport oder ein kurzer Spaziergang. Wichtig ist bei Pausen, egal welcher Art, der Fokus. Während das bewusste Fokussieren am Arbeitsplatz die Konzentration auf eine Aufgabe erhöht, kann eine bewusste Auszeit für mehr Entspannung sorgen.
„Im Profisport ist für uns selbstverständlich, dass „Rest-Days“ dazugehören - die trainingsfreien Tage zur Regeneration. Wir alle performen täglich auf höchstem Niveau – jedoch gehören geplante Auszeiten selten zu unserem Alltag. Doch genau diese können uns nachweislich helfen unsere Gesundheit, das Wohlbefinden und damit unsere Effizienz, zu steigern.“,
so Larissa Schwinges.
Den Fokus finden – eine Auszeit in Espresso-Länge Um entspannt und fokussiert in den Arbeitstag, in eine neue Aufgabe oder auch nach der Mittagspause zu starten, hilft eine kurze, aber effektive Methode. Hier ist vor allem das Bewusstsein über das, was ansonsten vollkommen selbstverständlich vonstattengeht, entscheidend: die Atmung. Denn während man nachts sehr tief in den Bauch ein- und ausatmet, um bestmöglich zu regenerieren, ist die Atmung tagsüber sehr flach. Eine einfache Atemübung kann dabei helfen, die nötige Regeneration auch in den Alltag zu integrieren:
Rituale wie kurze, aber bewusste Atempausen helfen also, fokussiert und wach in eine neue Aufgabe zu starten. Diese Pausen, die am Ende mit einem persönlichen Kaffeemoment abgeschlossen werden können, bieten Phasen der Erholung vom effizienten Arbeiten. Aber wie entsteht ein gutes Gleichgewicht zwischen Arbeitsphase und Pausenzeit?
Effizientes Arbeiten mit der Pomodoro Technik oder Deep Work Methoden für effizientes Arbeiten gibt es viele. So entwickelte Francesco Cirillo in den 80er Jahren eine Technik, die er die Pomodoro-Technik nannte. Pomodoro, das italienische Wort für Tomate, deshalb, weil die Küchenuhr, die er für seine Technik nutzte, aussah wie eben diese. Bei Cirillos Arbeitstechnik richtet man für 25 Minuten den Fokus auf eine Aufgabe. Dabei lässt man sich von nichts ablenken. Dann folgen 5 Minuten Pause. Dieser Rhythmus wiederholt sich so oft, bis eine Aufgabe erledigt ist.
Und auch heute ist diese Technik des effizienten Arbeitens noch aktuell – wenn auch mit modernerem Namen: Deep Work. So heißt ein 2016 erschienenes Buch von Cal Newport, Professor für Informatik an der Georgetown University in Washington D.C., das sich mit dem Problem der ständigen Ablenkung bei steigendem Anspruch an unsere Konzentration beschäftigt und die Deep Work Methode erklärt. Ein essentieller Schritt dafür ist laut Newport die Abschottung von der Außenwelt, also keine Ablenkung durch bspw. Mails oder das Handy. Die Phasen des effizienten Arbeitens an einer Aufgabe können dabei unterschiedlich frequentiert und lang sein. Wichtig ist jedoch, dass sie im Voraus fest eingeplant sind.
Auf Multitasking sollte verzichtet werden, um sich wirklich hochkonzentriert einer Sache widmen zu können. Das bestätigt auch die Wissenschaft: Prof. Dr. Christian Montag, Leitung der Abteilung Molekulare Psychologie an der Universität Ulm, kennt das Problem: Wer einmal in seiner Arbeit abgelenkt oder unterbrochen wird, macht fast nie dort weiter, wo er aufgehört hat. Das liegt daran, dass das Gehirn einige Zeit braucht, um sich in einen konzentrierten Zustand zurückzuversetzen.
CHECKLISTE
EFFIZIENTES ARBEITEN
Effizient Arbeiten – unser Fazit Eine Entschleunigung ist in der modernen Arbeitswelt nicht in Sicht. Umso wichtiger ist es, sich bewusste Auszeiten zu nehmen um im Anschluss wieder konzentriert und fokussiert an Aufgaben zu arbeiten. Methoden wie die Pomodoro-Technik und Deep Work, aber auch kurze Atemübungen können dabei helfen den Fokus zu finden. Wenn sie – wie ein Ritual – fest in den Berufsalltag eingebunden sind, sind sie ideale Ergänzungen und Hilfestellungen für eine schnelllebige Arbeitswelt. Sie steigern effizientes Arbeiten und helfen dadurch am Ende des Tages dabei, abzuschalten und den Feierabend genießen zu können.
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